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Dans les coulisses de notre Cérémonie 100% digitale

2020 restera une année mémorable. Pour de nombreuses raisons – et l’une d’entre elles, c’est que Great Place To Work® a dû annuler au dernier moment la Cérémonie Best Workplaces 2020. Ce qui ne nous a pas empêchés de publier un très beau Palmarès !

A défaut de pouvoir tirer un trait sur cette année difficile, nous avons décidé d’identifier les opportunités que nous pourrions en tirer. Avec la conviction que 2021 sera une année riche et incroyable, notre Great Team a réfléchi aux moyens de faire vivre à nos lauréats une cérémonie festive, malgré une situation sanitaire toujours critique et l’impossibilité de se rassembler. Nous vous racontons ici les coulisses de cette expérience !

 

J – 150 : digitaliser, mais comment ?

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Cette année, c’est un nouveau défi qui nous est lancé. Les centaines de webinars et événements virtuels auxquels nous avons participé nous questionnent : sera-t-il possible de créer un vrai temps de célébration à distance ?
L’équipe communication – Camille aux manettes, avec Amandine, Séverine et Sarah – est accompagnée par l’agence Jumpin sur la conception et la mise en œuvre de l’événement. Avec eux émerge l’idée de faire de notre cérémonie une émission télévisée, dans un vrai studio. Nous décidons de faire le reveal du Palmarès en direct. Comme le nombre d’intervenant.es est limité par la situation sanitaire, nous devons trouver une solution. Les faire intervenir à distance (via Teams, ou Zoom) nous paraît trop risqué : nous diffuserons donc des vidéos pré-enregistrées, et seuls les cinq premiers lauréats (le numéro 1 de chaque catégorie) seront invités pour un échange en direct avec la journaliste.

 

J – 70 : ça tourne !

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Nous nous lançons dans la production des nombreuses vidéos qui animeront la cérémonie. Toute l’équipe de Great Place To Work® se prête au jeu, pour faire de cet événement quelque chose qui nous ressemble et qui nous rassemble à travers les écrans. Nous avons aussi la chance de recevoir plusieurs experts qui permettront de donner une dimension inspirante à la Cérémonie.
Nous enchaînons donc les tournages vidéo chez certains lauréats et dans nos locaux.
En parallèle, nous avons trouvé le lieu parfait : notre partenaire média historique, Le Figaro, dispose en effet d’un studio idéal pour notre émission télévisée ! Après l’avoir visité, nous sommes rassurées : chaleureux, neuf, très bien équipé, il est totalement en adéquation avec l’idée que nous nous faisons de notre événement.

 

J – 50 : priorité aux lauréats

N1 Best Workplaces 2022

Nous échangeons au quotidien avec les lauréats, pour être sûrs de les valoriser au maximum durant la cérémonie – mais aussi la campagne de communication multicanal qui suivra. Les réponses aux mails et aux appels téléphoniques des lauréats deviennent le quotidien de Camille, qui apporte une réponse à chacun pour qu’ils soient prêts à communiquer sur leur classement. Notre objectif principal : maximiser leur visibilité et la qualité de la communication qui suivra l’annonce du classement.
Le stress monte de plus en plus, est ce qu’on va réussir cette première cérémonie digitale ? Nous doutons parfois de nos choix… Mais c’est sans compter sur le soutien et les encouragements de toute l’équipe.
En parallèle, nous commençons à penser aux animations qui rendront l’événement festif malgré la distance. Un blindtest ? Vendu. Une session de yoga ? Parfait pour se mettre en condition. On avance !

 

J – 10 : tic-tac…

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Le temps passe beaucoup trop vite. Tout le pôle communication est à pied d’œuvre. Tout doit être parfait le Jour J ! Nous avons encore beaucoup de sujets sur le feu, des choses de dernières minutes à régler. Nous sommes à 100% : nous vivons, mangeons, dormons cérémonie.
La création des jingles est finalisée, les slides d’annonce le sont presque, mais c’est un gros travail de déclinaison qui attend l’équipe de Jumpin.

 

J – 4 : le filage 

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Le jour du filage de la cérémonie, tout devient concret dans notre tête. Même s’il nous reste quelques détails à régler pour la dernière ligne droite, le filage nous permet enfin de nous projeter et d’imaginer le rendu final de l’événement. Nous rencontrons « en vrai » Nathalie Guichard, l’animatrice de l’événement. Elle est professionnelle, dynamique et très impliquée dans notre événement.

 

J – 1 : « qu’est-ce qu’on oublie ? »

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Nous y sommes presque ! Qu’avons-nous oublié ? Nous sommes prêtes – enfin, on espère... De toutes façons, il faut y aller ! Il est trop tard pour les changements de dernière minute.

 

D-Day : et c’est parti pour le show

10h00, toute l’équipe se retrouve au studio du Figaro : Camille, Amandine, Séverine, Sarah, mais aussi Jullien Brezun (notre DG) et Patrick Dumoulin (notre Président). Tom, de l’agence Jumpin, nous rejoint. Nous sommes prêts à tester les différents médias. Bastien et Jim, qui pilotent la régie du studio du Figaro, sont très professionnels. Ils nous sont d’une grande aide car, à quelques heures du direct, un problème émerge : nous avons beaucoup (trop ?) de supports vidéo, de jingles, et les ordinateurs pourtant puissants de la régie sont à bout de souffle. Les équipes réagissent très vite pour trouver une solution.

En début d’après-midi, nous avons rendez-vous avec les journalistes pour une visioconférence de presse. Le directeur général de Great Place To Work®, Jullien Brezun, notre consultante Tiphaine Galliez et les 5 premiers lauréats de chaque catégorie se prêtent au jeu pour répondre aux questions des journalistes.

La journée passe très vite. Le moment arrive enfin de lancer le direct ! Le stress est à son comble lorsque le jingle d’ouverture sous les sons de Madonna apparait sur l’écran. C’est l’effervescence dans les coulisses. Sarah et Séverine accueillent les dirigeants d’entreprise qui interviennent en direct et se mélangent à l’équipe, Camille est en régie avec Tom et l’équipe du Figaro, Amandine a les yeux rivés sur son planning réseaux sociaux. Tout le monde suit la cérémonie sur un grand écran et participe aux jeux de la première partie.

Les premiers lauréats sont annoncés par Nathalie. La cérémonie alterne entre les annonces de lauréats, quizz et vidéos d’experts. Après 2h30 de direct, le jingle de fin retentit. C’est la fin d’un événement qui a été pensé et construit depuis près de six mois, mais le début d’une belle campagne de communication dédiée pour nos lauréats. Notre seul regret : ne pas pouvoir partager une coupe de champagne avec eux !

Nous sommes tous très heureux d’avoir pu élaborer cette belle émission. C’est déjà la fin. Nous quittons les studios du Figaro avec une excitation toujours présente mais également une pointe de nostalgie, et le sentiment d’avoir relevé un nouveau défi cette année.

 

 



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